Organizacja spotkań, konferencji czy uroczystości wręczenia nagród wymaga stworzenia wyjątkowej atmosfery. Na pierwszym planie pozostają takie kwestie, jak program wystąpień, referatów czy wykładów, kolejność wręczania statuetek czy lista paneli dyskusyjnych. Jednak to nie wszystko. Nawet jeśli wiadomo, co jest treścią imprezy, tym, co decyduje o jej powodzeniu i zainteresowaniu w przyszłości, mogą być pozornie nieistotne detale.
Wybór miejsca, catering, organizacja czasu w kuluarach, dodatkowe atrakcje czy sposób obsługi mogą wpłynąć na to, czy w następnym roku uczestnicy eventu znów zainteresują się wydarzeniem, wpłacą wpisowe i pojawią się przy drzwiach ze znajomym banerem. Kluczowe znaczenie może mieć lokalizacja miejsca, w którym odbywa się impreza. Nie ma jednego, uniwersalnego przepisu na sukces – równie atrakcyjne mogą być nadmorskie hotele lub centra konferencyjne położone w otoczeniu pięknych pejzaży, jak i dobrze skomunikowane miejskie adresy, kuszące ilością atrakcji i rozrywek. Po trudach dyskusji i edukowania się uczestnicy konferencji chętnie znajdą dla siebie coś na wieczór i dobrze, jeśli miejsce eventu jest w stanie im to zapewnić.
Priorytety na drugim planie – zadbaj o warunki do odpoczynku i zakulisowych rozmów
Podczas rozmów na sali plenarnej i w kuluarach także potrzeba czegoś dla ciała i ducha. Niektórzy utrzymują, że to, co najważniejsze, ustala się podczas zakulisowych rozmów. Dlatego ważne są miejsca do rozmów w mniejszym gronie – uczestnicy docenią miękkie fotele czy wygodne krzesła zamiast taboretów ustawionych rzędem pod ścianą. Równie istotny jest katering. Doświadczenia wielu organizatorów wskazują, że szczególnie ceni się stały dostęp do serwisu kawowego i herbacianego, a jeśli chodzi o przekąski – nie muszą zalegać w każdym zakątku, ale za to powinny być smaczne i urozmaicone. Zamiast pytać o to czy ma być słodko, wytrawnie, a może owocowo, lepiej podać każdy z tych rodzajów, gdyż pośród osób na korytarzach na pewno znajdą się zwolennicy każdej z tych opcji. Nie wolno zapomnieć o barku czy małym bistrze – niektórzy będą woleć takie miejsce do prowadzenia nieformalnych rozmów.
Zapewnij sobie profesjonalne hostessy
Kolejnym elementem, o który warto zadbać, jest personel. Niezależnie od stałej obsługi w lokalu dobre wrażenie zrobią naturalne i pełne wdzięku hostessy. Jednak w tym wypadku ważne będzie zatrudnienie profesjonalistek. Wdzięk i doświadczenie – tym powinna się legitymować idealna hostessa Warszawa jest miejscem, które obfituje w oferty zarówno pojedynczych osób, jak i agencji pośrednictwa. Ta druga opcja wydaje się rozsądniejsza, gdyż daje gwarancję weryfikacji zdolności interpersonalnych zatrudnionych hostess.
